Vendita o commercio di documenti

La vendita o il commercio di archivi o singoli documenti, indipendentemente dalla loro età, tipologia o contenuto, sono attività delicate poiché possono coinvolgere anche beni culturali sottoposti a tutela. La normativa vigente sottopone il commercio di documenti storici alla vigilanza delle Soprintendenze Archivistiche, che possono avvalersi della collaborazione del Comando Carabinieri Tutela Patrimonio Culturale.
Per evitare di compiere, anche involontariamente, azioni contrarie alla legge e di incorrere quindi in sanzioni, è opportuno agire con particolare cautela, attenendosi alle norme generali qui di seguito indicate e rivolgendosi, ove ci fossero dubbi, alla Soprintendenza.

Sono vietati l’alienazione, la vendita o il commercio di documenti di natura pubblica. Con tale definizione si devono intendere i documenti prodotti da un ente o soggetto pubblico ed indirizzati ad un altro ente pubblico, nonché i documenti privati indirizzati ad un ente pubblico; sono invece esclusi i documenti pubblici diretti a soggetti privati. Naturalmente sono da considerare pubblici anche i documenti privati, di qualsiasi origine, che nel corso della loro vicenda storica siano passati in proprietà a un ente pubblico. In pratica sono da considerare pubblici tutti i documenti che dovrebbero essere conservati in un archivio pubblico, indipendentemente dalle loro vicende successive; ai sensi del d.lgs. n. 42/2004 rimangono infatti pubblici i documenti che erano originariamente in possesso di un archivio pubblico e il cui ente proprietario ha mutato natura giuridica (art. 13), oppure sono stati conferiti o concessi in uso ad enti diversi (art. 116). Sono infine sicuramente pubblici e appartenenti al demanio culturale nazionale tutti i documenti pubblici illecitamente alienati, sottratti o estratti dal loro archivio: gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sono infatti giuridicamente nulli (art. 164).

Particolari norme riguardano gli archivi e documenti di persone giuridiche private senza fini di lucro, ivi compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti, anche in assenza di una dichiarazione di interesse storico (art. 56).

La vendita o il commercio di documenti privati sono consentiti nei limiti e con le procedure previsti dagli artt. 59-63 del d.lgs. n. 42/2004. In particolare:

  • Coloro che esercitano il commercio di documenti, i titolari delle case d’asta e di vendita, i pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari hanno l’obbligo di comunicare alla Soprintendenza Archivistica l’elenco dei documenti posti in vendita, anteriormente alla vendita stessa. È evidente interesse del venditore effettuare la comunicazione con congruo anticipo, in modo da consentire alla Soprintendenza di compiere gli accertamenti necessari e sciogliere ogni eventuale dubbio relativo alla provenienza o commerciabilità dei beni.
  • I privati che, pur non esercitando abitualmente il commercio di documenti, acquisiscano in qualsiasi modo documenti di presumibile interesse storico hanno l’obbligo di comunicare il fatto alla Soprintendenza Archivistica entro 90 giorni dall’acquisizione.
  • La comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione deve comprendere: descrizione del documento, prezzo di vendita, indicazione della provenienza, documentazione fotografica.
  • Entro 90 giorni dalla comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione la Soprintendenza può avviare il procedimento di dichiarazione di interesse storico particolarmente importante del bene.
  • I documenti o archivi per i quali è stato avviato il procedimento di dichiarazione di interesse culturale sono soggetti in via cautelare all’applicazione di tutte le norme di tutela previste dal citato d.lgs. n. 42/2004. Non possono dunque essere spostati, ceduti, esportati, smembrati ecc.

La vendita o il commercio di documenti privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, ovvero per i quali sia stato avviato il procedimento di dichiarazione, sono regolati da particolari norme:

  • Il soggetto (privato o commerciante) che procede alla vendita di documenti o archivi dichiarati di interesse culturale ha l’obbligo di presentare denuncia alla Soprintendenza entro 30 giorni dall’atto di passaggio di proprietà. La denuncia deve necessariamente contenere tutte le informazioni e i dati previsti dall’ art. 59 del d.lgs. n. 42/2004, in forma completa e precisa, pena la nullità.
    (N.B.: Mentre la sopra citata comunicazione di vendita di cui all’art. 63 del d.lgs. n. 42/2004 è necessaria per tutti i documenti, la denuncia di vendita è obbligatoria soltanto per i documenti di cui sia stato dichiarato l’interesse culturale)
  • Entro 60 giorni dalla denuncia di vendita, lo Stato può esercitare la prelazione sui beni venduti. In caso di denuncia omessa o tardiva il termine per la prelazione diventa di 180 giorni, a partire dal momento in cui la denuncia viene regolarizzata. In pendenza del termine di prelazione, l’atto di alienazione rimane condizionato sospensivamente e all’alienante è vietato consegnare i beni all’acquirente (art. 61).
  • Sempre limitatamente a documenti o archivi dichiarati di interesse, anche qualora siano trascorsi inutilmente i termini per la prelazione, il venditore ha comunque l’obbligo di ottenere l’autorizzazione preventiva della Soprintendenza prima di consegnare il bene. La Soprintendenza autorizzerà lo spostamento del documento presso l’acquirente soltanto dopo aver accertato l’esistenza dei necessari requisiti di sicurezza della nuova sede di conservazione.

Si ricorda che, ai sensi dell'art. 164 del d.lgs. 42/2004, le alienazioni, le convenzioni e tutti gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sopra citate sono giuridicamente nulli.

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