Allestimento o adeguamento di sedi archivistiche e spostamento di archivi

Secondo la legislazione vigente (D.Lgs. n. 42/2004) gli archivi e i documenti degli enti pubblici, nonché gli archivi e i documenti appartenenti a privati che siano stati dichiarati di interesse storico, sono beni culturali (indipendentemente dalla loro età, tipologia o contenuto) e appartengono al Patrimonio culturale nazionale. La stessa normativa impone ai possessori o detentori di beni culturali di garantire la loro tutela, buona conservazione e sicurezza, evitando ogni situazione di rischio.

Uno dei migliori sistemi per garantire la tutela e sicurezza degli archivi è conservarli in locali sani, puliti, dotati di caratteristiche, apparati e impianti che possano ridurre al minimo l’incidenza dei fattori di degrado o danno per i documenti. L’allestimento di sedi di conservazione adeguate, ovvero l’adeguamento di sedi esistenti, rappresentano per un ente pubblico o per un privato possessore di archivio, la prima e fondamentale azione da compiere per assolvere ai propri doveri di tutela attiva. Al contrario, la collocazione dei documenti in locali malsani e inadatti (cantine, sottotetti ecc.), oppure il mancato adeguamento di locali di conservazione già esistenti, costituiscono una grave violazione della legge.
La Soprintendenza Archivistica, quale organo periferico del Ministero per i Beni e le Attività Culturali, esercita la vigilanza sulla buona conservazione e la sicurezza degli archivi e dei singoli documenti: essa controlla perciò, con ispezioni periodiche, le sedi in cui gli archivi sono conservati e, ove si accertino situazioni di pericolo o di potenziale rischio per i beni, prescrive i necessari adeguamenti.
Analoghi accertamenti e controlli sono eseguiti dalla Soprintendenza in occasione dello spostamento di archivi da una sede all’altra. In tali casi la necessaria autorizzazione allo spostamento del materiale in una nuova sede o in una sede ristrutturata viene rilasciata soltanto ove venga accertata l’idoneità dei locali alle specifiche necessità di conservazione di beni culturali di natura archivistica.

L’ente che intende spostare materiale archivistico, ovvero realizzare una nuova sede archivistica o ristrutturare locali già esistenti, deve dunque inviare alla Soprintendenza copia del progetto preliminare, corredato di elaborati grafici, con particolare attenzione nel fornire i dati relativi alla portata dei piani orizzontali, alle caratteristiche degli impianti, ai parametri igro-climatici previsti, ai sistemi di sicurezza (antintrusione, prevenzione e rilevazione incendi, protezione e deflusso delle acque ecc.). Sono oggetto della valutazione della Soprintendenza anche le scaffalature, gli arredi e tutte quelle attrezzature non strutturali che siano in qualche modo pertinenti alla conservazione del materiale archivistico.
La Soprintendenza concorderà con l’ente un sopralluogo dei locali e prescriverà eventuali modifiche al progetto. Le prescrizioni devono essere recepite nel progetto esecutivo, sul quale la Soprintendenza esprime un parere preventivo.
L’autorizzazione definitiva allo spostamento di documenti nelle nuove sedi viene rilasciata in seguito a sopralluogo di verifica, effettuato a lavori conclusi.

Al fine di facilitare la scelta, la progettazione o l’adeguamento di sedi archivistiche, la Soprintendenza ha stabilito alcuni requisiti strutturali essenziali, necessari per ottenere una valutazione di idoneità dei locali. A tali requisiti minimi potranno naturalmente essere aggiunte ulteriori prescrizioni, valutate caso per caso, a seconda delle diverse situazioni edilizie e delle tipologie di materiale archivistico da conservare.

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