Furti

I furti e le sparizioni di documenti sono purtroppo frequenti. I documenti più antichi, le pergamene in particolare, sono infatti molto ricercati, sia da semplici appassionati, sia da ladri professionisti che tentano poi di rivenderli a collezionisti o più banalmente nei piccoli mercatini locali.
Mentre chi compie il furto o rivende il documento ne ricava solitamente un guadagno molto modesto (sono rarissimi i casi di documenti di grande valore), il danno per la collettività è enorme. Un archivio, pubblico o privato, mancante di alcuni dei suoi documenti è infatti irrimediabilmente menomato nel proprio valore storico e culturale.

Esistono due tipologie di sottrazione di beni archivistici: il furto di uno o più documenti particolari, a volte su commissione, all’interno di fondi archivistici di un certo valore e interesse, oppure l’asportazione massiccia di intere serie documentarie, anche di scarso valore, che poi saranno sottoposte a selezione o a vendita diffusa.

In entrambi i casi il furto è reso possibile o quantomeno agevolato dall’insufficiente sorveglianza esercitata sul materiale archivistico. Un archivio ben gestito, che conserva i documenti in locali idonei, chiusi e sorvegliati, con corrette procedure per la consultazione riduce sensibilmente i rischi di furto.

È inoltre fondamentale che il patrimonio archivistico sia ben conosciuto e quindi correttamente inventariato; ciò permette sia il controllo più preciso dei movimenti del materiale, sia, in caso di furto, una sicura identificazione e descrizione del pezzo mancante, agevolandone così il recupero.

Per ridurre notevolmente il rischio di sparizioni occorre attenersi a poche semplici regole:

  • Censire e inventariare correttamente il patrimonio documentario dell’archivio.
  • Conservare i documenti in locali ben chiusi, dotati di sistemi di allarme e sorvegliati.
  • Conservare i documenti in locali diversi da quelli destinati alla consultazione o ad altre attività, oppure, se ciò non è possibile, conservarli in armadi chiusi a chiave.
  • Non consentire l’accesso ai depositi a persone estranee alla gestione dell’archivio o a personale non adeguatamente qualificato.
  • Identificare sempre con certezza le persone a cui è consentita la consultazione dei documenti e registrare le date in cui avvengono le consultazioni e l’elenco delle unità consultate.
  • Garantire una sorveglianza costante dei documenti durante la consultazione (anche con sistemi video).
  • Evitare ogni uscita, anche temporanea, dei documenti dai locali dell’archivio. Evitare quindi ogni forma di prestito dei documenti, ad eccezione del prestito per mostre o esposizioni, preventivamente autorizzato dalla Soprintendenza.
  • Sottoporre a verifica periodica il materiale, in particolare quello conservato in depositi decentrati o di non frequente consultazione.

Nel caso in cui, nonostante tutte le precauzioni, si verificasse un furto è necessario avvertire immediatamente sia la Soprintendenza Archivistica, sia il Comando Carabinieri per la Tutela del Patrimonio Culturale. Soltanto una segnalazione tempestiva può consentire l’eventuale recupero dei documenti scomparsi.

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