Deposito e comodato

Archivi privati

Ai sensi dell’art. 43, c. 1, del d.lgs. n. 42/2004 la Soprintendenza Archivistica può far trasportare e temporaneamente custodire in archivi pubblici (solitamente in un Archivio di Stato) gli archivi o i documenti privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, al fine di garantirne la sicurezza e assicurarne la conservazione. Naturalmente si tratta di un provvedimento estremo, adottato soltanto nei casi in cui si sia accertato un effettivo e immediato pericolo per l’archivio e laddove non sia possibile ricorrere ad altre misure di tutela.
In molti casi sono invece i proprietari o possessori dell’archivio che, al fine di garantirne una migliore conservazione, decidono di depositare i loro documenti presso un archivio pubblico (anche in questo caso solitamente un Archivio di Stato). In tale evenienza è necessario contattare innanzitutto la Soprintendenza Archivistica, al fine di ottenere il necessario parere tecnico.

Sia nel caso di un deposito temporaneo a fini di tutela, sia nel caso di un deposito volontario, i direttori degli Archivi di Stato possono ricevere l’archivio in comodato dai privati proprietari, previo assenso dei competenti organi del Ministero (art. 44, c. 1). Il comodato consente la miglior fruizione dell’archivio da parte della collettività, agevolando le azioni di tutela e valorizzazione proprie dell’ente archivistico pubblico.
Il comodato non può avere durata inferiore a cinque anni e si intende prorogato tacitamente per un periodo pari a quello convenuto, qualora una delle parti contraenti non abbia comunicato all’altra la disdetta almeno due mesi prima della scadenza del termine. Anche prima della scadenza le parti possono risolvere consensualmente il comodato.

La normale procedura per il comodato di un archivio prevede:

  • Richiesta indirizzata alla Soprintendenza da parte del proprietario, corredata da dichiarazione di voler dare in comodato il proprio archivio e dalla descrizione o elenco di consistenza dell’archivio stesso.
  • Parere dell’Archivio di Stato ricevente.
  • Redazione di una bozza di convenzione fra le parti.
  • Trasmissione al Ministero della richiesta, con parere della Soprintendenza e bozza di convenzione.
  • Provvedimento autorizzativo dei competenti organi del MiBACT.
  • Stipula della convenzione di comodato tra il proprietario e l’Archivio di Stato.

Archivi di enti pubblici

Ai sensi dell’art. 43, c. 1 bis, del d.lgs. n. 42/2004 la Soprintendenza Archivistica può richiedere il deposito coattivo presso un Archivio di Stato degli archivi o documenti di enti pubblici, al fine di garantirne la sicurezza e assicurarne la conservazione. Anche in questo caso si tratta di un provvedimento adottato soltanto nei casi in cui si sia accertato un effettivo e immediato pericolo per l’archivio e laddove non sia possibile ricorrere ad altre misure di tutela.
Altrimenti possono essere gli stessi enti pubblici proprietari dell’archivio a richiedere il deposito presso un Archivio di Stato (art. 44, c. 5). Anche in tale evenienza è necessario contattare innanzitutto la Soprintendenza Archivistica, al fine di ottenere il necessario parere tecnico.

Ove il parere della Soprintendenza sia positivo, gli Archivi di Stato possono ricevere in deposito l’archivio, previo assenso dei competenti organi del Ministero. Le spese di conservazione e custodia specificamente riferite ai beni depositati sono a carico degli enti depositanti, salvo che le parti abbiano convenuto che le spese medesime siano, in tutto o in parte, a carico del Ministero, anche in ragione del particolare pregio dei beni e del rispetto degli obblighi di conservazione da parte dell’ente depositante.

La normale procedura per il deposito di un archivio pubblico prevede:

  • Richiesta indirizzata alla Soprintendenza da parte dell’ente proprietario, corredata da atto deliberativo attestante la volontà di depositare l’archivio e dalla descrizione o elenco di consistenza dell’archivio stesso.
  • Parere dell’Archivio di Stato ricevente.
  • Redazione di una bozza di convenzione fra le parti.
  • Trasmissione al Ministero della richiesta, con parere della Soprintendenza e bozza di convenzione.
  • Provvedimento autorizzativo dei competenti organi del MiBACT.
  • Stipula della convenzione di deposito tra l’ente proprietario e l’Archivio di Stato.
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